Jak zmienić szkolenia z kosztu w inwestycję?

Od lat doradzam firmom w zakresie rozwoju kompetencji i obserwuję ten sam problem: szkolenia w wielu organizacjach wciąż traktowane są jako koszt, który można ciąć w trudniejszych kwartałach. W praktyce oznacza to, że często ograniczamy rozwój ludzi, zamiast traktować go jak inwestycję strategiczną. Tymczasem szkolenia, przeprowadzone z głową, mogą realnie zwiększać efektywność całej firmy i wspierać realizację celów biznesowych. W tym artykule dzielę się swoim doświadczeniem, podpowiadając, jak zmienić podejście do szkoleń i uczynić z nich prawdziwą inwestycję.

Dlaczego szkolenia są postrzegane jako koszt

Najczęściej spotykam się z tym, że menedżerowie i osoby zarządzające budżetem patrzą na szkolenia przez pryzmat wyceny finansowej. „Ile wydamy na kursy i kto pójdzie?” – takie pytania dominują w planowaniu budżetu. Efekt? Szkolenia traktowane są jak jednorazowy wydatek, którego zwrot trudno zmierzyć.

Z mojego doświadczenia wynika, że problem wynika z braku powiązania szkoleń z celami biznesowymi. Jeśli szkolenie nie jest odpowiedzią na konkretne wyzwanie firmy lub nie wspiera realizacji jej strategicznych priorytetów, trudno mówić o inwestycji. Wiele organizacji nadal wysyła pojedyncze osoby „bo chcą się rozwijać”, ale nie patrzy na to, jaki wpływ szkolenie ma na procesy, współpracę czy wyniki zespołu. Wiele organizacji podąża również za modą, stąd szkolenia z AI, na które wysyłani są czasami pracownicy, którzy nawet nie pracują przy komputerze.

Szkolenia jako inwestycja – jak zmienić perspektywę

Zmiana myślenia polega na traktowaniu szkoleń jak inwestycji, która:

• zwiększa kompetencje pracowników w obszarach kluczowych dla realizacji celów biznesowych,
• wpływa na efektywność pracy zespołów,
• pozwala budować przewagę konkurencyjną poprzez rozwój kapitału ludzkiego.

W praktyce oznacza to, że zanim zaplanujemy szkolenie, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie: Jaki cel biznesowy chcemy osiągnąć? Przykład? Jeśli firma stawia na poprawę jakości obsługi klienta, szkolenia z komunikacji, współpracy i zarządzania konfliktem mogą przynieść znacznie większą wartość niż kolejne szkolenie techniczne, które dotyczy tylko jednej osoby.

Rola szkoleń miękkich – niedoceniony klucz do efektywności

Jednym z obszarów, który często jest niedoceniany, są szkolenia miękkie: komunikacja, współpraca, negocjacje, przywództwo, zarządzanie czasem. Wbrew pozorom, mają one ogromny wpływ na efektywność firmy, pod warunkiem, że są dobrze przemyślane i objęta nimi znaczna część zespołu.

Pozwólcie, że podam przykład z mojego doradztwa: wyobraźmy sobie, że wysyłamy Panią Krysię z działu księgowości na szkolenie z efektywnej komunikacji interpersonalnej. Efekt może być ograniczony – Pani Krysia nabędzie nowe umiejętności, ale jeśli reszta zespołu nie zmieni sposobu współpracy, realna poprawa w komunikacji w zespole będzie niewielka. Natomiast jeśli przeprowadzimy szkolenie dla całego zespołu księgowego, ucząc wspólnych zasad komunikacji, transparentności i współpracy, zmiana będzie zauważalna: mniej nieporozumień, szybsze zamykanie procesów, większa satysfakcja zespołu i lepsze wyniki.

To pokazuje, że inwestycja w szkolenia miękkie powinna być strategiczna: nie pojedyncze osoby, lecz całe zespoły lub grupy pracowników, które współpracują przy kluczowych procesach.

Powiązanie szkoleń z celami biznesowymi

Z mojego doświadczenia wynika, że firmy, które osiągają realny zwrot ze szkoleń, planują je w ścisłym powiązaniu z celami biznesowymi. To wymaga kilku kroków:

1. Analiza priorytetów firmy – sprawdzamy, które obszary mają największy wpływ na wyniki i realizację strategii.
2. Identyfikacja luk kompetencyjnych – badamy, jakie kompetencje są niezbędne, aby osiągnąć cele.
3. Dobór odpowiednich form szkoleń – techniczne, miękkie, warsztatowe, blended learning – tak, aby odpowiadały potrzebom zespołów i firmy. Do poszukiwań szkoleń polecam Eventis.pl – szkolenia, które publikuje portal organizowane są przez czołowe firmy szkoleniowe w Polsce.
4. Segmentacja uczestników – szkolenie musi obejmować grupy, które mogą realnie wykorzystać wiedzę i wpływać na procesy.
5. Ewaluacja efektów – ocena szkolenia jest bardzo ważna, ale mierzymy nie tylko satysfakcję uczestników, ale też zmiany w efektywności, współpracy i wynikach.

Dzięki takiemu podejściu szkolenia stają się integralnym elementem realizacji strategii, a nie przypadkowym wydatkiem.

Praktyczne wskazówki, które sprawdzają się w firmach

Na podstawie mojej praktyki mogę podzielić się kilkoma zasadami, które naprawdę działają:

• Planowanie grupowe zamiast indywidualnego – jeśli chcemy zmiany w procesie, szkolimy cały zespół, nie pojedyncze osoby.
• Łączenie szkoleń miękkich z biznesowymi wyzwaniami – np. szkolenie z przywództwa dla liderów zespołów, którzy mają poprawić retencję pracowników.
• Współpraca menedżera i HR – menedżerowie powinni aktywnie uczestniczyć w wyborze szkoleń i monitorowaniu efektów, aby wiedza nie została „w szufladzie”.
• Regularna ewaluacja – sprawdzamy efekty na poziomie zespołu, procesów i wyników biznesowych, a następnie korygujemy plany szkoleniowe.

Podsumowanie

Szkolenia nie muszą być kosztem – jeśli są przemyślane, powiązane z celami biznesowymi i obejmują odpowiednie grupy pracowników, stają się inwestycją o realnym zwrocie. Kluczowe jest strategiczne planowanie, odpowiedni dobór szkoleń miękkich i technicznych, segmentacja uczestników oraz aktywne wsparcie menedżerów. Pamiętajmy, że jedna osoba rzadko zmienia proces, ale cały zespół przeszkolony w kluczowych kompetencjach może diametralnie poprawić efektywność i współpracę w firmie. To właśnie wtedy szkolenia stają się prawdziwym narzędziem rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej.

(materiał promocyjny)