Deklaracja dostępności to jeden z najważniejszych dokumentów wymaganych od podmiotów publicznych prowadzących serwisy internetowe, BIP lub aplikacje. Jej zadaniem jest poinformowanie użytkowników, w jakim stopniu dana witryna, usługa online albo rozwiązanie mobilne może być obsługiwane przez osoby z różnymi potrzebami, w tym osoby z niepełnosprawnościami.
Nie jest to zwykła podstrona informacyjna. Wymagany dokument powinien być przygotowany w sposób uporządkowany, zgodny z przepisami oraz zrozumiały dla odbiorcy. Szczególne znaczenie ma struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności, ponieważ określa, jakie informacje powinny znaleźć się w treści i jak należy je oznaczyć.
Warunki techniczne w wersji 2.0 porządkują zasady przygotowania i publikacji takiego dokumentu. Dzięki temu opis stanu serwisu ma być nie tylko formalnie poprawny, ale również łatwy do odnalezienia, czytelny i możliwy do odczytania przez technologie wspomagające.
Czym jest deklaracja dostępności?
Deklaracja dostępności to informacja o stanie serwisu lub aplikacji pod kątem wymagań dla osób ze szczególnymi potrzebami. Podmiot publiczny powinien wskazać w niej, które elementy działają prawidłowo, które są niedostępne oraz jakie istnieją alternatywne sposoby kontaktu lub uzyskania informacji.
W praktyce taki opis pomaga osobie korzystającej z witryny zrozumieć, czy może samodzielnie skorzystać z treści, formularzy, plików PDF, usług online lub innych materiałów elektronicznych. Jeżeli część elementów nie spełnia wymagań, dokument powinien jasno wyjaśniać, czego dotyczy problem i jak można uzyskać potrzebne informacje w inny sposób.
To nie jest wyłącznie krótkie oświadczenie. To uporządkowany opis dostępności podmiotu w zakresie usług elektronicznych, a w określonych przypadkach także informacji dotyczących dostępności architektonicznej i informacyjno-komunikacyjnej.
Deklaracja dostępności 2.0 – co oznacza?
Określenie deklaracja dostępności 2.0 odnosi się do zaktualizowanych warunków technicznych publikacji oraz układu dokumentu elektronicznego. Oznacza to, że dokument powinien mieć określony porządek, wymagane sekcje i odpowiednie oznaczenia techniczne.
W praktyce deklaracji dostępności w wersji 2.0 nie należy traktować jako drobnej zmiany tekstowej. To bardziej uporządkowany sposób prezentowania informacji o stanie serwisu, zgodności z wymaganiami, sposobie zgłaszania problemów i procedurze skargowej.
Istotne są również terminy. Dla nowych stron i aplikacji dokument należało przygotować zgodnie z warunkami technicznymi od 1 sierpnia 2024 r. Oświadczenia sporządzone wcześniej trzeba było zaktualizować zgodnie z warunkami technicznymi najpóźniej do 31 marca 2025 r. Oznacza to, że podmiot publiczny powinien dopilnować, aby dokument został opublikowany w wersji 2.0 w terminie.
Warto pamiętać, że 31 lipca 2024 r. był praktycznie ostatnim momentem stosowania wcześniejszego podejścia dla nowych dokumentów. Od następnego dnia nowe opracowania powinny być tworzone już według aktualnych zasad.
Wraz z aktualizacją zmieniono sposób oceny dostępności cyfrowej w deklaracji. Dokument powinien precyzyjniej wskazywać, czy serwis jest zgodny, częściowo zgodny czy niezgodny z wymaganiami. Dzięki temu odbiorca otrzymuje bardziej konkretną informację o stanie swojej strony internetowej, aplikacji lub usługi online.
Ustawa o dostępności cyfrowej i obowiązki podmiotu publicznego
Podstawą obowiązków jest ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Często wskazuje się także pełniejsze określenie: ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
Z punktu widzenia organizacji ważne jest nie tylko to, aby posiadać wymagany dokument, ale aby rzeczywiście opisywał on aktualny stan serwisu. Jeżeli witryna jest częściowo zgodna, trzeba wskazać, jakie elementy są problematyczne. Jeżeli jakieś treści są niedostępne, należy podać przyczynę i możliwy sposób uzyskania informacji.
Dokument powinien odnosić się nie tylko do samej witryny, ale również do dostępności podmiotu publicznego w zakresie usług online. Oznacza to, że odbiorca powinien znaleźć w nim informacje o tym, jak zgłosić problem, kto odpowiada za kontakt, jakie są dane kontaktowe oraz czy istnieją dodatkowe formy uzyskania informacji.
Podmiot publiczny powinien także pamiętać, że link do dokumentu powinien być łatwy do znalezienia na każdej stronie internetowej lub w stałym miejscu serwisu. Często umieszcza się go w stopce, w BIP albo w sekcji dotyczącej obsługi osób ze szczególnymi potrzebami.
Struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności
Struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności ma znaczenie zarówno dla odbiorcy, jak i dla prawidłowej publikacji. Dobrze przygotowany układ ułatwia odnalezienie najważniejszych informacji, poruszanie się po treści oraz interpretację dokumentu przez technologie wspomagające.
Osoba korzystająca z serwisu powinna szybko znaleźć informacje o stanie witryny, niedostępnych elementach, dacie sporządzenia, dacie ostatniego przeglądu, sposobie zgłaszania problemów oraz procedurze odwoławczej. Jeżeli dokument jest chaotyczny, niepełny albo źle oznaczony, może być trudny w użyciu, nawet jeśli sama treść wydaje się poprawna.
Właśnie dlatego wymagany układ nie powinien być traktowany jako techniczny szczegół. To element, który wpływa na realną użyteczność dokumentu i jego dostępność dla osób korzystających z czytników ekranu, klawiatury lub innych technologii wspomagających.
Warunki techniczne publikacji oraz struktura dokumentu
Fraza publikacji oraz struktura dokumentu elektronicznego może brzmieć formalnie, ale w praktyce oznacza bardzo konkretny obowiązek. Oświadczenie powinno być opublikowane w odpowiednim miejscu, łatwe do znalezienia i zgodne z wymaganym układem treści.
Nie wystarczy przygotować tekst w dowolnym formacie i umieścić go przypadkowo w serwisie. Dokument powinien być dostępny jako strona HTML, czytelny dla odbiorców i technologii wspomagających. W praktyce warto zadbać o poprawne nagłówki, listy, linki, sekcje tematyczne oraz odpowiednie oznaczenia w kodzie.
Ważnym elementem jest także sama publikacja deklaracji dostępności. Link powinien być widoczny, logicznie opisany i łatwy do odnalezienia. Najczęściej umieszcza się go w stopce, w BIP albo w stałej sekcji dotyczącej obsługi osób ze szczególnymi potrzebami.
W niektórych materiałach pojawiają się również odniesienia do przykładów kodu HTML, które pokazują, jak technicznie oznaczać wybrane elementy. Nie chodzi jednak o samo skopiowanie fragmentu kodu, ale o poprawne wdrożenie całości w konkretnym serwisie.
Co powinien zawierać dokument?
Deklaracja dostępności powinna zawierać informacje, które pozwalają odbiorcy ocenić stan danej witryny lub aplikacji. W praktyce dokument powinien wskazywać między innymi:
- nazwę serwisu lub aplikacji,
- nazwę podmiotu publicznego,
- datę publikacji serwisu lub aplikacji,
- datę sporządzenia dokumentu,
- datę ostatniego przeglądu,
- status zgodności z wymaganiami,
- opis niedostępnych treści,
- powody ewentualnej niedostępności,
- sposób zgłaszania problemów,
- dane kontaktowe,
- procedurę wnioskowo-skargową,
- informacje dotyczące dostępności architektonicznej,
- informacje o dostępności informacyjno-komunikacyjnej,
- informacje o aplikacjach, jeżeli podmiot je posiada.
Dobrze przygotowany opis powinien być napisany prostym językiem. Jego celem nie jest wyłącznie spełnienie obowiązku, ale przekazanie jasnej informacji, czy dana usługa online jest możliwa do obsługi i co zrobić, gdy pojawi się problem.
Przegląd deklaracji dostępności i aktualizacja
Dokument nie powinien być przygotowany raz i pozostawiony bez zmian. Serwisy internetowe i aplikacje stale się zmieniają. Pojawiają się nowe pliki, formularze, moduły, wtyczki, banery, multimedia i treści. Każda taka zmiana może wpłynąć na zgodność z wymaganiami.
Dlatego ważny jest regularny przegląd deklaracji dostępności. Taki przegląd pozwala sprawdzić, czy dokument nadal opisuje rzeczywisty stan serwisu, czy informacje są aktualne, czy dane kontaktowe są prawidłowe i czy treść została przygotowana zgodnie z aktualnymi warunkami technicznymi.
Warto także pamiętać o terminie przeglądu deklaracji dostępności. Przegląd nie powinien być przypadkowy. Najlepiej zaplanować go cyklicznie, a dodatkowo wykonywać po większych zmianach w serwisie, po audycie, po wdrożeniu poprawek oraz po zmianie wymagań technicznych.
Jeżeli dokument był przygotowany według starego wzoru, należy go zaktualizować. W praktyce oznacza to, że podmiot powinien zaktualizować zgodnie z warunkami technicznymi zarówno treść, jak i sposób publikacji.
Ocena dostępności cyfrowej strony
Ocena dostępności cyfrowej strony powinna być podstawą do przygotowania rzetelnego dokumentu. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że serwis jest „częściowo zgodny” albo „zgodny”. Odbiorca powinien otrzymać jasną informację, które elementy działają prawidłowo, a które mogą sprawiać trudność.
Ocena powinna uwzględniać wymagania WCAG, w tym standard 2.1, który przez długi czas był podstawowym punktem odniesienia dla dostępności cyfrowej stron i aplikacji. Jeżeli serwis był wcześniej oceniany według starszych zasad, warto sprawdzić, czy obecny opis nadal odpowiada rzeczywistemu stanowi technicznemu i użytkowemu.
Analiza powinna obejmować najważniejsze elementy serwisu: menu, wyszukiwarkę, formularze, pliki do pobrania, multimedia, komunikaty, wersję mobilną i treści publikowane przez redaktorów. Jeżeli podmiot posiada aplikację, należy również uwzględnić dostępność każdej aplikacji mobilnej i jej podstawowych funkcji.
Dzięki takiej ocenie dokument w aktualnym formacie staje się opracowaniem opartym na faktach, a nie na przypuszczeniach. To szczególnie ważne wtedy, gdy serwis zawiera niedostępne treści lub wymaga dalszych prac naprawczych.
Deklaracja dostępności a audyt dostępności cyfrowej
Dokument powinien opierać się na rzetelnej ocenie witryny, aplikacji lub plików. Najlepszym sposobem jest wykonanie audytu dostępności cyfrowej, który wskaże, które elementy są zgodne z WCAG, a które wymagają poprawy.
Audyt pozwala sprawdzić kontrast, nagłówki, formularze, linki, przyciski, pliki PDF, wersję mobilną, obsługę klawiaturą i działanie z czytnikami ekranu. Dzięki temu opis nie jest przypadkowy, ale opiera się na realnych wynikach badania.
To ważne szczególnie w dużych serwisach, gdzie występuje wiele sekcji, formularzy, plików i elementów interaktywnych. Bez audytu trudno rzetelnie wskazać, które obszary są dostępne, a które wymagają dostosowania.
Opis dostępności podmiotu i informacje dodatkowe
Dokument powinien zawierać nie tylko informacje o witrynie lub aplikacji, ale również praktyczne informacje dla osób, które potrzebują kontaktu z podmiotem publicznym. W zależności od sytuacji mogą to być informacje o dostępności budynku, możliwości skorzystania z tłumacza polskiego języka migowego, zasadach wejścia z psem asystującym lub dostępności alternatywnych form kontaktu.
Opis dostępności podmiotu powinien być konkretny i użyteczny. Jeżeli osoba niewidoma, osoba słabowidząca, osoba głucha lub osoba z ograniczoną mobilnością chce skorzystać z usługi, powinna wiedzieć, gdzie zgłosić problem, z kim się skontaktować i jak uzyskać potrzebną informację.
W niektórych przypadkach przydatne mogą być również dodatkowe informacje o rozwiązaniach wspierających korzystanie z usługi, takich jak napisy, audiodeskrypcja, pętla indukcyjna, możliwość kontaktu alternatywnego lub wsparcie pracownika.
Dostępność dla osób niewidomych i technologii wspomagających
Dobrze przygotowany dokument powinien być użyteczny także dla osób niewidomych i słabowidzących. Oznacza to, że jego treść musi być logicznie uporządkowana, możliwa do odczytania przez czytnik ekranu i dostępna z poziomu klawiatury.
Jeżeli tekst zawiera linki, powinny one być opisowe. Jeżeli występują sekcje, powinny mieć właściwe nagłówki. Jeżeli są listy, powinny być oznaczone jako listy. Jeżeli pojawiają się pliki do pobrania, warto wskazać ich format i ewentualne ograniczenia.
Oświadczenie powinno być w pełni dostępne dla technologii wspomagających, nawet wtedy, gdy sama witryna zawiera jeszcze bariery. To ważna zasada, ponieważ dokument służy właśnie temu, aby odbiorca mógł sprawdzić stan serwisu i dowiedzieć się, jak zgłosić problem.
Deklaracja dostępności w BIP i na stronie podmiotu
Dokument powinien być łatwy do odnalezienia. W wielu przypadkach link do niego umieszcza się w stopce serwisu, w Biuletynie Informacji Publicznej lub w innym stałym miejscu. Ważne jest, aby odbiorca nie musiał przeszukiwać całej witryny, aby znaleźć informacje o stanie dostępności.
Jeżeli podmiot prowadzi BIP oraz dodatkowy serwis internetowy, warto zadbać o spójność informacji na każdej witrynie, której dotyczy dokument. Odbiorca powinien od razu wiedzieć, czy opis dotyczy głównego serwisu, BIP, aplikacji czy konkretnej usługi online.
Nieprawidłowo opublikowany dokument może być trudny do odnalezienia, nawet jeśli sama treść jest poprawna. Dlatego miejsce publikacji jest równie ważne jak układ treści.
Ministerstwo Cyfryzacji, portal gov.pl i generator deklaracji
W praktyce część podmiotów korzysta z narzędzi pomocniczych, takich jak generator deklaracji dostępności, wzory dokumentów lub materiały opublikowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Takie zasoby pomagają zrozumieć, jak przygotować dokument, jak wygląda aktualna wersja i jakie elementy powinny znaleźć się w treści.
Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało informacje dotyczące nowych warunków technicznych, aby podmioty publiczne mogły prawidłowo przygotować opis w aktualnym formacie. W praktyce oznacza to, że dokumenty przygotowywane po 31 lipca 2024 r. powinny uwzględniać nowe zasady, a od 1 sierpnia 2024 r. nowe opracowania należało przygotowywać według obowiązującego wzoru.
Warto jednak pamiętać, że generator deklaracji dostępności nie zastępuje audytu. Może pomóc w ułożeniu treści, ale nie oceni samodzielnie, czy serwis jest rzeczywiście dostępny cyfrowo. Do tego potrzebna jest analiza witryny, plików, formularzy, aplikacji i treści.
Najlepszym rozwiązaniem jest połączenie aktualnego wzoru, audytu oraz indywidualnego opisu stanu danego serwisu. Dzięki temu dokument jest zgodny z wymaganiami, ale jednocześnie odpowiada rzeczywistości.
Najczęstsze błędy
Wiele dokumentów zawiera błędy, które mogą wynikać z używania starego wzoru, kopiowania treści bez aktualizacji albo braku audytu. Do najczęstszych problemów należą:
- brak aktualizacji do wersji 2.0,
- niepełny układ dokumentu elektronicznego,
- brak daty ostatniego przeglądu,
- zbyt ogólny opis niedostępnych elementów,
- brak informacji o sposobie zgłaszania problemów,
- nieaktualne dane kontaktowe,
- publikacja jako niedostępny plik PDF,
- brak linku w łatwo dostępnym miejscu,
- nieprawidłowa hierarchia nagłówków,
- brak informacji o aplikacji,
- brak informacji o alternatywnych formach kontaktu,
- niezgodność treści z rzeczywistym stanem serwisu.
Problemem jest także deklarowanie pełnej zgodności bez faktycznego sprawdzenia witryny. Dokument powinien opisywać rzeczywisty stan serwisu, dlatego warto poprzedzić jego przygotowanie audytem.
Dla kogo jest ważny ten dokument?
Opis stanu serwisu jest ważny przede wszystkim dla odbiorców. Osoba z niepełnosprawnością, senior, osoba korzystająca z czytnika ekranu lub ktoś mający trudność z obsługą serwisu powinien móc szybko sprawdzić, jakie są ograniczenia i jak może zgłosić problem.
Dokument jest ważny również dla podmiotu publicznego. Pokazuje, że organizacja zna stan swojego serwisu i ma świadomość ewentualnych barier. Dobrze przygotowany opis może ułatwić komunikację z odbiorcami, uporządkować obowiązki i wskazać kierunek dalszych działań.
Jest także ważny dla wykonawców. Jeżeli firma tworzy serwis dla podmiotu publicznego, powinna wiedzieć, że oprócz wdrożenia samej witryny konieczne może być również przygotowanie poprawnego dokumentu zgodnego z aktualnym wzorem.
Jeśli chcesz zaplanować budżet na przygotowanie lub aktualizację dokumentu, sprawdź koszt przygotowania deklaracji dostępności 2.0 i dobierz zakres usługi do swojej strony internetowej, BIP, aplikacji mobilnej lub systemu online.
Podsumowanie
Deklaracja dostępności 2.0 to ważny element cyfrowej obsługi osób korzystających ze stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Nie jest to zwykły tekst informacyjny, ale dokument, który powinien mieć określoną treść, uporządkowany układ i właściwą formę publikacji.
Prawidłowa struktura dokumentu elektronicznego deklaracji dostępności pomaga użytkownikom szybko znaleźć najważniejsze informacje, zgłosić problem i zrozumieć, w jakim stopniu dana witryna lub aplikacja jest dostępna. Z kolei warunki techniczne publikacji oraz struktura dokumentu elektronicznego wskazują, jak przygotować treść, aby była zgodna z aktualnymi wymaganiami.
Dobrze przygotowany dokument powinien być aktualny, zrozumiały, dostępny cyfrowo i oparty na rzeczywistym stanie serwisu. Warto więc połączyć jego przygotowanie z audytem, aktualizacją treści i poprawnym wdrożeniem technicznym. Dzięki temu nie będzie tylko formalnością, ale realnym narzędziem komunikacji z użytkownikami.
(materiał promocyjny)
